Tổ chức sự kiện hay tổ chức event là một nhu cầu không thể thiếu trong các doanh nghiệp, tổ chức, đoàn thể nhằm mục đích đem lại những giá trị về tinh thần, giúp thúc đẩy hiệu quả trong công việc cũng như góp phần cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Là một trong những công ty chuyên nghiệp tiên phong trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại An giang chúng tôi tự tin trở thành đối tác uy tín cho mọi quý khách hàng. 

A. NHỮNG LOẠI HÌNH SỰ KIỆN TIÊU BIỂU

1. Tổ chức khai trương, khánh thành

   Lễ khai trương là sự kiện đầu tiên của doanh nghiệp, cửa hàng, chi nhánh, showroom đánh dấu sự xuất hiện ra mắt với công chúng.

   Lễ khánh thành là nghi thức cắt băng để chúc mừng cho một công trình mới hoàn thành, thường xuất hiện nhều trong lĩnh vực xây dựng.

   Thông thường 2 loại hình sự kiện này đi cùng với nhau, vừa để thể hiện tầm quan trọng của buổi lễ, đánh dấu sự hình thành của một cửa hàng, công trình, showroom, xí nghiệp và cũng là dịp để quảng bá thương hiệu, bước khởi đầu cho những thành công phát triển sau này

2. Tổ chức hội nghị khách hàng

  Sự kiện hội nghị khách hàng thường được tổ chức vào những dịp tổng kết cuối năm hoặc mở đầu năm. Mục đích của sự kiện này chính là để quy tụ khách hàng của một doanh nghiệp lớn nào đó nhằm mục đích họp bàn, giao lưu, tri ân hoặc giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới.
  Hội nghị khách hàng giống như một bữa tiệc gala với sân khấu, MC, ca nhạc và bữa tiệc chiêu đãi. Không mang nặng hình thức như hội thảo, hội nghị là bước đệm cho sự hợp tác lâu dài của phía doanh nghiệp với khách hàng, là dịp để doanh nghiệp thể hiện tri ân, cảm ơn với khách hàng và cũng là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, văn hóa doanh nghiệp và các sản phẩm dịch vụ của mình.

3. Tổ chức hội thảo, họp thường kỳ

  Tổ chức hội thảo doanh nghiệp mang tính chất nội bộ, nghiêm túc và tính tập trung cao độ. Đây là sự kiện mà các thành viên trong cùng một tổ chức hoặc khác tổ chức nhưng có cùng một mối quan tâm tới một vấn đề nào đó, cùng quy tụ tại một địa điểm và thời gian nhất định để bàn bạc, tranh luận và giải quyết vấn đề.
  Trong buổi hội thảo thường có diễn giả, tài liệu, giấy và bút để tiện cho việc theo dõi và ghi chú.
  Ngoài ra, đi cùng với chương trình hội thảo họp thường niên thường sẽ tổ chức thêm tiệc trà Tea break bao gồm bánh ngọt, cafe và trái cây dùng trong giờ nghỉ giữa giờ cho những người tham dự.
Kết quả hình ảnh cho họp thường niên

4. Chương trình giới thiệu sản phẩm mới

   Sự kiện giới thiệu sản phẩm mới dành cho các đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh là chủ yếu. Khi có một sản phẩm nào mới được tung ra thị trường, họ sẽ tổ chức một buổi để quảng bá thông tin, chất lượng, tính năng đến với khách hàng của mình nhằm tạo sự tin tưởng, giúp khách hàng có cơ hội trực tiếp thử nghiệm sản phẩm, từ đó đưa sản phẩm thâm nhập thị trường.
  Tùy vào từng nhu cầu, quy mô và kinh phí mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức phù hợp với nhu cầu.
Kết quả hình ảnh cho giới thiệu sản phẩm mới

5. Sự kiện kỷ niệm sinh nhật công ty

   Sinh nhật công ty là một dịp rất đặc biệt của bất cứ doanh nghiệp hay cửa hàng nào. Vào dịp này các doanh nghiệp thường tổ chức du lịch hoặc tổ chức tiệc để chiêu đãi nhân viên, khách hàng và đối tác.
Ngoài ra, các cửa hàng vào dịp sinh nhật thường sẽ có những chương trình khuyến mãi đặc sắc để quảng bá hình ảnh và cũng để tri ân khách hàng của mình.

6. Tổ chức lễ Giáng sinh, tết Trung thu, tết Độc lập, tết Thiếu nhi

Ngoài những sự kiện gắn liền với sự phát triển của công ty, nhiều tổ chức đoàn thể cũng  muốn quan tâm tới đời sống tinh thần của nhân viên, các thành viên tham gia và gia đình của họ bằng cách tổ chức những sự kiện vào các ngày lễ quan trọng trong năm như: lễ Giáng sinh, Trung thu,  tết Thiếu nhi. Mục đích của những sự kiện này vừa để kỷ niệm ngày lễ trong năm và quan trọng hơn là cách giúp gắn kết các cá nhân thành một tổ chức vững mạnh đi lên..

7. Tổ chức tiệc tất niên

  Tiệc tất niên được tổ chức vào dịp cuối năm trước khi doanh nghiệp nghỉ tết Nguyên đán. Sự kiện này được tổ chức dành cho nhân viên, khách hàng và đối tác như một lời cảm ơn tri ân sau một năm làm việc, cống hiến, hợp tác và tin tưởng. Ngoài ra, trong bữa tiệc Year end party này, các doanh nghiệp còn tổng kết lại quá trình hoạt động kinh doanh trong năm qua, vinh danh những cá nhân xuất sắc và những lời chúc mừng năm mới cho toàn thể nhân viên.

8. Tổ chức triển lãm

   Khi một cá nhân, tổ chức có các ý tưởng, sản phẩm nghệ thuật, công nghệ nào mới muốn công bố với công chúng, họ sẽ tổ chức triển lãm. Những buổi triển lãm này có thể sẽ thu phí hoặc không nhưng đều nhằm mục đích đưa sản phẩm, ý tưởng tới với đông đảo công chúng quan tâm vừa để đánh bóng tên tuổi, thương hiệu vừa để thỏa mãn nhu cầu thưởng thức nghệ thuật, công nghệ,…của công chúng.
Kết quả hình ảnh cho triển lãm hàng hóa

9. Tổ chức hội chợ

   Hội chợ là cách kích cầu tiêu dùng hiệu quả nhất hiện nay. Hội chợ sẽ quy tụ rất nhiều các gian hàng mang tính chất thương mại, trao đổi, buôn bán cùng các hoạt động vui chơi, giải trí, ẩm thực khác.
 Thông thường, hội chợ sẽ diễn ra từ 3-5 ngày tại các địa điểm công cộng như công viên, trung tâm thương mại, cùng với đó là những chương trình ưu đãi đặc biệt như giảm giá, voucher, sampling dùng thử,…nhằm tạo điều kiện tăng doanh thu cũng như quảng bá hình ảnh sản phẩm, thương hiệu doanh nghiệp.
  Ngoài các sự kiện nổi bật trên, những sự kiện văn hóa nghệ thuật công chúng khác như Music show, fashion show, mở chào bán,…
Kết quả hình ảnh cho hội chợ

B. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

   Cũng giống như các hoạt động khác, tổ chức sự kiện cũng cần có một quy trình tổ chức chung. Tùy theo đặc điểm riêng của từng sự kiện mà linh hoạt thay đổi nội dung cho phù hợp.
Thông thường, mọi sự kiện sẽ được tổ chức theo quy trình 3 bước sau:

1. Trước khi diễn ra sự kiện

 Trước khi diễn ra sự kiện là công tác chuẩn bị cho những hạng mục diễn ra trong sự kiện. Để sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thuận tiện nhất, đơn vị tổ chức sự kiện cần chuẩn bị kỹ những mục sau:
  • Nhận yêu cầu của khách hàng và xử lý thông tin:
  Yêu cầu của khách hàng thường là về kế hoạch của sự kiện như: ngày giờ tổ chức, địa điểm khách hàng dự tính và những mong muốn đặc biệt của khách hàng về sự kiện.
  Ngay khi nhận được yêu cầu của khách hàng về sự kiện, đơn vị tổ chức cần tìm hiểu kỹ về tính chuyên môn, thông tin về sự kiện và dự định được những hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện đó. Có trách nhiệm tư vấn cho khách hàng về những phương án, cách thức tổ chức phù hợp với sự kiện đó.
  • Lên kịch bản tổ chức
  Kịch bản tổ chức chính là những hoạt động diễn ra trong chương trình theo thứ tự và time line cụ thể.
  Sau khi có kịch bản, đơn vị tổ chức sẽ trình cho khách hàng duyệt và lấy ý kiến cũng như lắng nghe mong muốn của khách hàng.
  • Chuẩn bị những hạng mục cho sự kiện.
Có rất nhiều thứ cần chuẩn bị cho sự kiện như:
  • Thiết kế và in thiệp mời
  • Chuẩn bị cổng chào
  • Thiết kế và trang trí sân khấu, không gian tổ chức
  • Thiết kế, in banner, backdrop, banrol,…
  • Tài liệu họp, hoa cài, quà tặng cho khách mời sự kiện
  • MC dẫn chương trình, PGs, PBs hỗ trợ chương trình
  • Thiết bị âm thanh, ánh sáng tổ chức sự kiện
  Khi liệt kê được những thứ cần chuẩn bị cho chương trình, đơn vị tổ chức sẽ phân chia cụ thể công việc cho những thành viên theo chuyên môn nghiệp vụ và có dealine cụ thể để hoàn thành công việc đúng tiến độ.
  • Quảng bá và truyền thông cho sự kiện:
  Một sự kiện thành công cần có sự tham gia và hưởng ứng của các khách mời cũng như người tham gia sự kiện. Việc truyền thông và quảng bá cho sự kiện rất quan trọng.
  Với những sự kiện nội bộ công ty, doanh nghiệp có thể truyền thông bằng thông báo bởi các sự kiện nội bộ là quyền lợi và nghĩa vụ của các nhân viên.
  Với những sự kiện công chúng, việc truyền thông sẽ khó hơn, bạn cần tạo được sự tò mò, hào hứng và đánh mạnh vào lợi ích mà người tham gia sẽ nhận được khi tham gia sự kiện để thu hút người xem. Có thể quảng cáo qua các phương tiện truyền thông, phát tờ rơi hoặc treo banner để quảng bá cho sự kiện của mình.

2. Giai đoạn thực hiện sự kiện

   Trước ngày diễn ra sự kiện bạn cần đảm bảo tất cả các hạng mục phục vụ cho chương trình đều đã được hoàn tất và sẵn sàng.
Hầu hết các sự kiện đều sẽ được thực hiện theo diễn tiến sau:
  • Tổ chức đón tiếp khách mời: Nhạc chào mừng, múa lân sư rồng (có hoặc không), cài hoa cho khách (tùy từng sự kiện), gửi tài liệu (tùy từng sự kiện),…
  • Tổ chức khai mạc sự kiện: MC và đại diện ban tổ chức (tổng giám đốc doanh nghiệp, đại diện nhà đầu tư)
  • Tổ chức điều khiển diễn tiến sự kiện: theo kịch bản đã được lên sẵn, có thể linh hoạt xử lý theo tình hình thực tế.
  • Tổ chức tiệc chiêu đãi trong sự kiện
  • Tổ chức lưu trú và vận chuyên khách trong sự kiện (với những sự kiện dài ngày)
  • Tổ chức tặng quà (nếu có) cho khách.
  • Tổ chức bế mạc sự kiện

3. Kết thúc sự kiện và các công việc sau sự kiện

 Sau khi kết thúc sự kiện, nhiều đơn vị sẽ mặc định rằng việc của mình đã xong. Tuy nhiên, với những đơn vị chuyên nghiệp và có tâm, kết thúc sự kiện chưa hẳn đã là hoàn thành nhiệm vụ, vẫn còn một loạt công việc cần làm:
  • Gửi thư cảm ơn các khách mời đã tham dự sự kiện.
  • Quảng bá và truyền thông về thành công sự kiện.
  • Tính toán chi phí và kê khai thu chi.
  • Chăm sóc khách hàng.

C. NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

  Nếu tuân thủ theo quy trình tổ chức ở trên, sự kiện của bạn sẽ rất trọn vẹn và thành công. Tuy nhiên, để sự kiện hoàn hảo hơn, bạn cần lưu ý những điều sau:
  • Sức chứa của địa điểm tổ chức sự kiện
  Đôi khi mải chuẩn bị những hạng mục khác mà quên mất về số lượng thành viên tham gia của sự kiện. Bạn cần dự kiến được số lượng thành viên tham gia tương đối để tránh tình trạng thiếu chỗ hoặc thừa quá nhiều chỗ trong hội trường tổ chức.
  • Lựa chọn MC phù hợp
  Mc cũng rất quan trọng và góp phần lớn vào thành công của sự kiện. Tùy từng tính chất sự kiện khác nhau, các MC cũng sẽ phù hợp theo tiêu chí khác nhau. Trước khi diễn ra chương trình, bạn cần liệt kê những tiêu chí của một người MC mà chương trình cần, từ tiêu chí đó sẽ chọn ra được người MC phù hợp nhất.
  • Quản trị rủi ro
  Bất cứ chương trình nào, dù có công tác tổ chức tốt thế nào thì vẫn có khả năng gặp rủi ro bởi nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Việc của ban tổ chức là cần lường trước những rủi ro đó, có phương án giải quyết để luôn nắm thế chủ động trong toàn bộ chương trình.
  • Có những phương án dự phòng
Khi tổ chức event, không thể thiếu một kịch bản được thiết kế dành riêng cho chương trình. Tuy nhiên, là một nhà tổ chức chuyên nghiệp cần có những phương án dự phòng cho những yếu tố khách quan như địa điểm dự phòng, tiết mục chữa cháy,… để có thể sẵn sàng ứng phó khi có tình huống bất ngờ xảy ra.

D. VỀ KHAI TÂM PHÁT.

   Với nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng cao, các dịch vụ tổ chức sự kiện ngày càng phong phú, đáp ứng được hầu hết các nhu cầu tổ chức khác nhau của khách hàng. Tuy nhiên, chúng tôi hiểu, khi yêu cầu tổ chức một sự kiện, các đơn vị không chỉ mong muốn một chương trình thành công như mong đợi mà hơn thế còn là hiệu quả lâu dài, hiệu ứng ấn tượng và truyền được thông điệp tới tất cả các thành viên tham gia sự kiện.
  Hiểu được điều đó, Khai Tâm Phát mong muốn phục vụ khách hàng với dịch vụ tổ chức events chuyên nghiệp – uy tín – chất lượng.

  Chỉ cần cho chúng tôi biết, các bạn mong muốn điều gì, việc còn lại chúng tôi sẽ thực hiện

1. Quy trình tổ chức sự kiện của Khai Tâm Phát:

  • Nhận yêu cầu, kế hoạch và những mong muốn của khách hàng.
  • Tư vấn phương án phù hợp nhất cho sự kiện.
  • Thiết kế kịch bản và trình với phía khách hàng ngay khi ký hợp đồng.
  • Tính toán chi phí hợp lý nhất cho sự kiện
  • Chuẩn bị các hạng mục cho tổ chức sự kiện.
  • Ekip phối hợp thực hiện chương trình
  • Bàn giao giấy tờ hợp đồng sau khi kết thúc chương trình
  • Hỗ trợ truyền thông sau sự kiện

2. Tại sao Khai Tâm Phát luôn là đối tác tin cậy của mọi doanh nghiệp?

  Lý do quý khách hàng luôn lựa chọn Khai Tâm Phát là đối tác tổ chức sự kiện:
Sáng tạo: Khai Tâm Phát luôn sáng tạo và thiết kế những kịch bản mới lạ, hấp dẫn cho từng sự kiện.
Công bằng: Luôn công bằng và minh bạch trong các vấn đề tổ chức, công bằng giữa giá tiền khách hàng chi ra với những gì khách hàng nhận được.
Linh hoạt: Linh hoạt xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo hạn chế hoàn toàn rủi ro.
Hiệu quả: Không chỉ hướng tới những thành công trước mắt, Khai Tâm Phát cam kết góp phần gia tăng giá trị vào sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Chuyên nghiệp: Ekip làm việc chuyên nghiệp, nhiệt huyết và có trách nhiệm, đảm bảo đúng những gì đã cam kết trước đó với khách hàng.
  Tổ chức sự kiện không khó nhưng tổ chức thế nào để ấn tượng, mang lại nhiều dấu ấn cho khách mời, góp nhiều lợi ích và giá trị cho doanh nghiệp mới thực sự cần tới những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín như Khai Tâm Phát.

E. MỌI CHI TIẾT XIN VUI LÒNG LIÊN HỆ

Công ty TNHH MTV truyền thông Khai Tâm Phát
Địa chỉ: Số 19, đường số 8, KDC Tây đại học, Phường Mỹ Phước, Tp Long Xuyên, An Giang
Hotline: 0329.660.962 Mr.Quân
Email: softskills@khaitamphat.edu.vn
Website: https://khaitamphat.edu.vn/

Gửi phản hồi

Vui lòng nhập bình luận
Vui lòng nhập tên