Từ xa xưa, ông cha ta đã có quan niệm “Đầu xui thì đuôi lọt”. Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển, việc tổ chức một sự kiện khai trương, ra mắt cửa hàng, sản phẩm vừa để thỏa mãn yếu tố tâm linh, phong tục, vừa là một cách truyền thông về doanh nghiệp một cách hiệu quả, thu hút được sự chú ý của các khách hàng tiềm năng. Với xu thế phát triển của xã hội, các lễ khai trương từ đó cũng phong phú và cầu kỳ hơn để đáp ứng được thị hiếu của các nhãn hàng.

Ngoài ý nghĩa cầu may lễ khai trương còn là một dịp để doanh nghiệp có thể quảng bá thương hiệu

Nắm bắt được tâm lý đó, công ty sự kiện KHAI TÂM PHÁT – đơn vị chuyên nghiệp uy tín sẽ giúp khách hàng có cái nhìn rõ ràng về sự kiện Khai trương, từ đó quý vị có thể lên được kế hoạch cho mình một buổi lễ ra mắt ý nghĩa với đầy đủ các bước từ cơ bản nhất.

Nội dung bài viết:

Tóm tắt nội dung

1. CÁC YẾU TỐ CẦN CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI TIẾN HÀNH LỄ KHAI TRƯƠNG (PREPARING FOR GRAND OPENING)

1.1. MỤC ĐÍCH TỔ CHỨC (PURPOSE)

Để có được một buổi lễ khai trương thành công và ý nghĩa, chủ doanh nghiệp cần xác định được mục đích tổ chức của buổi lễ hôm đó. Thông thường mục đích của một buổi lễ khai trương sẽ mang thông điệp quảng bá tới mọi người, do đó chủ doanh nghiệp cần xác định rõ ràng và chuẩn bị kỹ để sự kiện diễn ra tốt đẹp, để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách mời tham dự.

1.2.CHỌN NGÀY KHAI TRƯƠNG (DATE) 

Trong lịch phương Đông, ngày tháng may rủi là một yếu tố không thể không nhắc đến mỗi khi định làm việc trọng đại. Chọn ngày khai trương lại càng quan trọng đối với người kinh doanh. Khai trương thuận lợi sẽ giúp cho việc kinh doanh buôn bán thuận lợi và phát đạt.   

1.3. ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG (LOCATION) 

Việc chọn lựa và khảo sát trước địa điểm tổ chức khai trương là vô cùng quan trọng. Việc này ảnh hưởng tới quy mô, chất lượng của sự kiện ngày hôm đó. Địa điểm cần phải tổ chức khảo sát và đo đạc, có được thông tin chính xác mới có thể lên phương án một cách chuyên nghiệp, tránh những rủi ro trong quá trình thực hiện. 

1.4. KHÁCH MỜI MỤC TIÊU (GUEST)

Xác định được khách hàng mục tiêu để có thể lên kế hoạch đón tiếp phù hợp trong chương trình. Thường những sự kiện nhỏ sẽ không cần quá cầu kì trong khu vực đón tiếp khách mời. Tuy nhiên với những sự kiện lớn và tầm cỡ, khách mời cũng sẽ chiếm một phần quan trọng để lên phương án đón tiếp và tổ chức: khu vực khách VIP, bố trí ghế ngồi đại biểu,…

1.5. Ý TƯỞNG CỦA BUỔI LỄ KHAI TRƯƠNG (IDEAS) 

Ý tưởng của buổi lễ khai trương là một yếu tố không thể thiếu. Cần phải hình dung ra được chủ đề của buổi lễ là gì, từ đó sẽ có được những ý tưởng và hạng mục cần thiết để chuẩn bị cho chương trình. Chủ đề càng rõ ràng và độ đáo sẽ càng gây được sự chú ý và ấn tượng đối với khách mời, bên cạnh đó doanh nghiệp có thể truyền tải thông điệp của mình một cách khéo léo, hiệu quả.

1.6. DỰ TRÙ KINH PHÍ TỔ CHỨC (BUDGET)Công tác chuẩn bị đóng một vai trò quan trọng để buổi lễ diễn ra thành công1.6. DỰ TRÙ KINH PHÍ TỔ CHỨC (BUDGET)

Doanh nghiệp cần lên dự trù kinh phí tổ chức cho sự kiện lần này thì mới có thể lên được những hạng mục chi tiết để tiến hành tổ chức và lắp đặt thiết bị bởi việc tăng giảm chi phí dù nhỏ nhất cũng sẽ ảnh hưởng tới chất lượng của sự kiện đó.

1.7. QUẢN LÝ RỦI RO TRONG SỰ KIỆN (RISK MANAGEMENT) 

Từ những sự kiện lớn hay nhỏ đều chứa đựng rủi ro trong đó. Rủi ro trong sự kiện có thể tính đến các yếu tố: con người, thời tiết, thiết bị, chi phí…Vì vậy tính toán được hết tất cả các rủi ro sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể dự trù được các biện pháp khắc phục để sự kiện có thể diễn ra một cách liên tục và suôn sẻ.

KHAI TÂM PHÁT là đơn vị chuyên nghiệp với 10 năm trong nghề cùng hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ sẽ giúp cho khách hàng có được những phương án hiệu quả và tối ưu nhất khi lên kế hoạch tổ chức một buổi lễ khai trương tiết kiệm, hiệu quả và không kém phần ấn tượng

Công tác chuẩn bị đóng một vai trò quan trọng để buổi lễ diễn ra thành công

2. KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI CHUẨN BỊ TRƯỚC – TRONG – SAU BUỔI LỄ (PLANNING) 

Sau khi đã có hình dung khái quát về sự kiện sắp tới: ngày tổ chức, quy mô, khách mời…, cần phải tính toán được thời gian để có thể chuẩn bị cho sự kiện một cách tốt nhất. Lên các checklist cần làm trước, trong và sau sự kiện đó để khi tổ chức sẽ không bị thiếu hụt đầu mục bởi khi sự kiện đã diễn ra, việc ứng biến kịp thời trong khâu tổ chức là một vấn đề khó khăn và có thể không đáp ứng được ngay. Do vậy việc chuẩn bị cho sự kiện diễn ra một cách hoàn hảo là một bước vô cùng quan trọng và không thể thiếu.

KHAI TÂM PHÁT xin gửi tới khách hàng những đầu mục cần chuẩn bị để có thể tiến hành sự kiện khai trương một cách thành công và để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách mời tham dự.

2.1. SETUP TRƯỚC NGÀY DIỄN RA LỄ KHAI TRƯƠNG

Ở bất cứ sự kiện nào, thì phần đầu tiên trước khi diễn ra tất cả các sự kiện điều quan trong trọng trước tiên thiết lập danh sách những hạng mục cần chuẩn bị trước thời gian diễn ra lễ khai trương, bao gồm:

  1. Trang trí lễ khai trương: có thể là hoa tươi, hoa giấy, bong bóng, cổng chào, băng rôn, banner…
  2. Sân khấu lễ khai trương: sàn sân khấu, thảm trải sàn sân khấu, khung treo backdrop có thể dùng màn led thay backdrop vì có nhiều công dụng, thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn chiếu…
  3.     Các khu vực quanh sân khấu: Hàng rào bảo vệ, rào inox làn đường dành cho VIP lên sân khấu phát biểu.
  4.     Khu vực dưới sân khấu: Ghế ngồi cho khách tham dự, bàn đại biểu cho khách mời…
  5.     Nơi tiếp đón khách tham dự: Bàn lễ tân, bàn tiệc tea-break…
  6.     Thiết bị, đồ dùng lưu động trong lễ khai trương: Quạt công nghiệp công suất lớn, máy phát điện dự phòng, thiết bị tránh mưa, nắng cho quan khách.
  7.     Pháo điện, pháo hoa giấy, đồ uống, tiệc tea-break có thể mời quan khách dùng sau khi xong buổi lễ.

2.2. DÀN DỰNG, TRANG TRÍ TRONG NGÀY DIỄN RA SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG

Trước khi diễn ra sự kiện khai trương khoảng vài tiếng thì công việc chuẩn bị và kiểm tra những hạng mục trong diễn ra lễ khai trương phải được hoàn tất để sự kiện được diễn ra suôn sẻ.

Khi lên kịch bản lễ khai trương, bạn đừng quên sắp xếp thời gian cho các khâu chuẩn bị sao cho thật hợp lý và kiểm tra các hạng mục.

2.2.1. LẮP ĐẶT, TRANG TRÍ XUNG QUANH KHU VỰC DIỄN RA SỰ KIỆN (DECORATION) 

  • Banner treo dọc lối đi vào nơi diễn ra sự kiện và treo xung quanh địa điểm diễn ra lễ khai trương;
  • Băng rôn đón khách được treo chính giữa cổng chính ra vào, nơi sự kiện được tổ chức;
  • Dựng cột inox xích gắn kết thành hàng rào, tạo đường đi cho quan khách tham dự nơi diễn ra sự kiện
  • Tạo cổng chào, có thể lắp nhà bạt trước cửa chính nơi đón quan khách. 

2.2.2. LẮP ĐẶT, TRANG TRÍ SÂN KHẤU KHU VỰC DIỄN RA SỰ KIỆN 

Các hạng mục cần lắp đặt và setup: Hệ thống ánh sáng khu vực sân khấu, trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, backdrop, pháo điện, pháo giấy, hoa tươi, hệ thống âm thanh, màn hình led, máy chiếu,…

  • Tại khu vực khách ngồi tham dự: Đặt biển tên đại biểu tham dự, hoa tươi trang trí tại bàn, đồ uống cho quan khách, sắp xếp lại bàn ghế thẳng hàng.
  • Khu vực đón khách/ quầy tiệc tea-break: xếp bàn ghế, đồ uống như cafe, nước suối, trà, rượu vang…..cho quan khách tham dự trong thời gian chờ diễn ra sự kiện khai trương.

3. MỘT SỐ KỊCH BẢN SỰ KIỆN TIÊU CHUẨN 

Tùy vào quy mô của sự kiện khai trương đó mà bạn có thể chọn cho mình một kịch bản khai trương phù hợp. KHAI TÂM PHÁT sẽ cung cấp cho bạn một số loại kịch bản cơ bản để bạn có thể chọn ra cho mình kịch bản tổ chức phù hợp nhất.

3.1. KỊCH BẢN ĐƯỜNG DÂY

Là loại kịch bản đơn giản dành cho người bao quát và tổ chức sự kiện có thể nắm được toàn bộ chương trình cũng như giám sát được thời gian và các hạng mục trong khi diễn ra sự kiện đó.  

Kịch bản đường dây sẽ bao gồm:

  • Thời lượng diễn ra chương trình
  • Số lượng và trình tự diễn ra các tiết mục tại chương trình

3.2. KỊCH BẢN SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG CHUYÊN NGHIỆP

KHAI TÂM PHÁT xin gửi tới quý khách hàng kịch bản tiêu chuẩn để tổ chức một sự kiện khai trương thành công

1. ĐÓN KHÁCH

  • Thời gian: 15 phút
  • Chi tiết nội dung: Thông báo về thời gian tổ chức chương trình và và check in khách đến tham dự.
  • Yêu cầu: Đội PG hay những bảng biểu hướng dẫn tham dự cần được đặt ở những nơi dễ nhìn để khách mời có thể dễ dàng quan sát được.

2. ỔN ĐỊNH VỊ TRÍ, CHỖ NGỒI

  • Thời gian: 15 – 30 phút
  • Chi tiết nội dung: Thông báo khách ổn định chỗ ngồi (nhắc lại 2 – 3 lần)

3. MC GIỚI THIỆU TIẾT MỤC VĂN NGHỆ

  • Thời gian diễn ra: Trong khoảng 6 phút
  • Nội dung chương trình: MC giới thiệu tên các tiết mục nghệ thuật, giải trí
  • Yêu cầu: Các tiết mục biểu diễn đầu tiên nhằm thu hút sự chú ý và tạo nên bầu không khí náo mở màn sự kiện

4. VIDEO CLIP GIỚI THIỆU VỀ DOANH NGHIỆP

  • Thời gian chạy video: Trong khoảng 5 phút
  • Nội dung video: Tổng quan về doanh nghiệp, tiểu sử thành lập, sản phẩm, lợi ích, những ưu đãi…

5. KHAI MẠC BUỔI LỄ KHAI TRƯƠNG

  • Thời gian: Tối đa 15 phút
  • Nội dung: Giới thiệu đại biểu, các vị khách mời…
  • Yêu cầu: Đây là phần thủ tục bắt buộc ở trong sự kiện tuy nhiên để tránh gây nhàm chán cần ngắn gọn và đầy đủ nhất.

6. TIẾN HÀNH CẮT BĂNG KHAI TRƯƠNG

  • Thời gian diễn ra: 3 – 5 phút
  • Nội dung: Cắt băng khai trương và múa lân

7. CÁC TIẾT MỤC DIỄN RA SAU ĐÓ

VĂN NGHỆ
  • Thời gian: 5 phút
  • Nội dung chi tiết: Thêm một tiết mục biểu diễn
MINI GAME
  • Thời gian: 10 phút
  • Nội dung chi tiết: Giúp khách mời có nhiều hoạt động và tương tác với sự kiện
  • Yêu cầu: MC cần mời gọi được những người tham dự và khấu động tạo ra không khí vui vẻ để khách mời nhiệt tình tham gia các trò chơi.
BỐC THĂM TRÚNG THƯỞNG
  • Thời gian: 15 phút
  • Nội dung chi tiết: Công bố và trao quà cho khách mời may mắn tham gia sự kiện
  • Yêu cầu: MC tạo không khí hồi hộp, hưng phấn khi công bố người may mắn đoạt giải.

8. KẾT THÚC BUỔI LỄ KHAI TRƯƠNG

  • Thời gian hợp lý: 5 phút
  • Nội dung: Bế mạc chương trình, mời khách tham quan

Các doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ hiện nay đều rất chú trọng vào việc chuẩn bị lễ khai trương cho cửa hàng, nhãn hiệu của mình làm sao để hiệu quả và gây được tiếng vang, để lại những dấu ấn tốt đẹp với khách hàng của họ. Vì vậy việc lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp sẽ đảm bảo cho công tác này diễn ra thành công.

Đến với Khai Tâm Phát, quý khách sẽ được trải nghiệm dịch vụ tốt nhất, đem đến một sự khởi đầu kinh doanh hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn, bằng một lễ khai trương thành công trên cả tuyệt vời.

đơn vị chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ khai trương
KHAI TÂM PHÁT là đơn vị đáng tin cậy giúp khách hàng có được một buổi lễ khai trương hoàn hảo hơn

QUY TRÌNH LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP:

  • Xây dựng kịch bản lễ khai trương đầy đủ chi tiết, với nội dung độc đáo hấp dẫn, truyền tải toàn bộ thông điệp, nội dung mà doanh nghiệp muốn thực hiện đến với khách hàng.
  • Cung cấp PG lễ tân với ngoại hình xinh đẹp, được đào tạo bài bản chuyên sâu.
  • Cung cấp MC dẫn dắt chuyên nghiệp, ứng biến và xử lý linh hoạt trong mọi tình huống.
  • Setup tất cả các hạng mục cẩn thận, chi tiết từ trang trí đến các thiết bị âm thanh, ánh sáng.
  • Đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện chuyên nghiệp tận tâm năng động trong công việc, chủ động linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh nhanh chóng.
  • Chi phí tổ chức lễ khai trương hợp lý, phù hợp với ngân sách của khách hàng.

Hãy để sự kiện Khai Tâm Phát đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn để có một lễ khai trương thành công nhé!

CÔNG TY TNHH MTV TRUYỀN THÔNG
KHAI TÂM PHÁT

Địa chỉ: Số 19, đường số 8, KDC Tây đại học, Phường Mỹ Phước, Tp Long Xuyên, An Giang
Hotline: 0329.660.962 Mr.Quân
Email: softskills@khaitamphat.edu.vn
Website: https://khaitamphat.edu.vn/

Gửi phản hồi

Vui lòng nhập bình luận
Vui lòng nhập tên